Importazione su Archiui

Migrazione dati

È possibile importare su Archiui i dati provenienti da tutti i principali software di schedatura e in vari formati. La migrazione dati è oggetto di valutazione preliminare, per la quale è necessario fornire l’intera base dati o un campione attendibile con una precisa indicazione di consistenza, e di una calendarizzazione concordata con il cliente. La migrazione verrà realizzata a cura dello staff di Archiui, collaudata e in seguito validata anche dal cliente. Eventuali errori o incompletezze nella trasposizione dei dati saranno oggetto di correzione, senza alcun costo aggiuntivo, da parte del servizio di assistenza, purché segnalati entro un anno dalla consegna della base dati migrata.

Migrazione da Archimista

Archiui integra la possibilità di sincronizzare dati provenienti dal software Archimista, in particolare dalle versioni 3.0 e 3.1, continuando a lavorare in parallelo sul software di partenza e importando periodicamente i dati. Per eseguire l’importazione, dalla sezione Cataloga, occorre cliccare su IMPORTA e poi selezionare Archimista 3.0 (o Archimista 3.1). Da qui il sistema chiede di selezionare il file .aef da importare. La prima importazione dev’essere preceduta da una configurazione da parte dello staff di Archiui per una corretta resa della funzione: tale configurazione può riguardare, su richiesta, anche versioni precedenti di Archimista. Dall’importazione automatica sono esclusi i media associati alle schede.

Catalogazione offline

La catalogazione offline consiste in una particolare griglia di schedatura su file Excel fornita dal team di Archiui e mappata sull’installazione del cliente. Verrà consegnato un differente Excel per ogni tipologia di scheda richiesta (unità archivistiche, documenti, oggetti, ecc…) con i campi selezionati dal cliente. Una volta compilata la griglia secondo le indicazioni ricevute, sarà possibile importare i dati in autonomia ogni volta che sarà necessario dalla sezione Cataloga, voce di menù Importa > Dati > Esegui importazione. La redazione dell’Excel e la configurazione dello schema di Import è gratuita per utenti PRO (fino a 3 tipologie diverse) e a pagamento per utenti BASE. Con questo particolare tipo di schedatura si possono gestire:

metadati tesutali
metadati lista
container
campi relazionabili

CollectiveAccess con la modalità di importazione offline consente la schedatura di un determinato campo una sola volta anche se lo stesso risulta ripetibile

Associazione Media

Archiui consente all’utente di importare massivamente i media in autonomia, associandoli alle schede esistenti o creandone di nuove, previa attivazione opzionale di un accesso a server FTP. Le cartelle contenenti i media da associare devono essere nominate con l’IDENTIFICATIVO della scheda cui corrispondono. Ciò vuol dire che a ogni unità archivistica o unità documentaria verranno abbinati in automatico tutti i media inclusi nella cartella che ha il suo stesso identificativo. L’importatore può essere anche configurato in modo che, in mancanza della corrispondenza dell’Identificativo, si creino in automatico delle nuove schede associate al media.