La Struttura della Scheda

La scheda di catalogazione di CollectiveAccess è organizzata in schermate che raggruppano una serie di metadati su base contestuale (es: Identificazione, Contesto, Contenuto, Accesso e utilizzo).

Aprendo una scheda qualunque, possiamo vedere l’elenco delle schermate nella parte bassa della colonna di sinistra. Per passare da una schermata all’altra è sufficiente cliccare sulla schermata desiderata (nel caso in cui avessimo apportato delle modifiche alla scheda, sarà prima necessario salvare il nostro lavoro cliccando sull’icona Salva).

Proseguendo sulla colonna di sinistra dal basso verso l’alto, sopra l’elenco delle schermate troviamo un riquadro di log che mostra la data dell’inserimento della scheda e quella dell’ultima modifica. Salendo ancora, proprio sotto il titolo dell’oggetto, sono collocate cinque icone che, nell’ordine, ci consentono di:

• inserire l’oggetto all’interno di un elenco di oggetti visualizzati
• cambiare la tipologia dell’oggetto
• creare un record-figlio
• duplicare l’oggetto
• espandere o richiudere il riquadro di log sottostante

Sopra alle icone troviamo il Titolo della scheda, preceduto dall’indicazione del record-padre (se presente) e seguito dall’identificativo dell’oggetto.

Sopra al titolo viene visualizzata la tipologia dell’oggetto che stiamo modificando. In alto, nella parte centrale, la pagina mostra le icone di salvataggio, annullamento delle modifiche e cancellazione della scheda (serve ulteriore conferma per eliminare la scheda).

Tipologie di Dato

La compilazione delle schede attraverso l’interfaccia di CollectiveAccess prevede la possibilità di incontrare campi differenti, pensati per ospitare diverse tipologie di dato. Di seguito un elenco delle tipologie principali.

Campi testuali

La tipologia di campo più frequente è quella a testo libero. I campi testuali (riconoscibili perché il campo di inserimento non è contraddistinto graficamente) possono ospitare qualsiasi tipo di valore, testuale o numerico, con o senza punteggiatura. La dimensione del campo varia a seconda della lunghezza probabile del dato inserito, per cui si incontreranno finestre più grandi per i metadati descrittivi. Per alcuni metadati è stato impostato un campo testo con Rich Text, all’interno del quale è possibile utilizzare una serie di opzioni di formattazione (grassetti, corsivi, elenchi, link).

Campi numerici

I campi numerici possono ospitare solamente delle cifre. Cercando di inserire un testo, dopo il salvataggio si otterrebbe un messaggio di errore.

Campi data

I campi data sono riconoscibili dall’icona di un calendario collocato alla destra della finestra di inserimento (per una corretta compilazione delle date si veda il Date di questa sezione).

Campi lista

Alcuni campi prevedono la scelta tra un numero chiuso di valori raggruppato in una lista.

Campi relazionali

I campi relazionali sono concepiti per ospitare relazioni tra tabelle di Collective Access. Se compilati creeranno dei collegamenti tra record di tipologie analoghe o diverse. Possono quindi essere concepite relazioni tra oggetti ed enti, tra oggetti e luoghi, tra oggetti e collezioni, tra eventi e persone, tra oggetti e bibliografie, tra persone e luoghi, ma anche tra oggetti e oggetti, tra persone e persone.

Si possono incontrare campi relazionali in ognuna delle schermate della scheda e all’interno della schermata RELAZIONI sono riassunti tutti i campi relazionali che è possibile compilare. Ad esempio una relazione di tipo Autore tra un’unità documentale e un persona può trovarsi nella schermata IDENTIFICAZIONE della scheda del documento, ma sarà possibile stabilire lo stesso tipo di relazione anche all’interno della schermata RELAZIONI, all’interno del campo Enti, Persone, Famiglie collegate.

Tipologie di relazione

Compilando un campo relazione, abbiamo la possibilità di definire il collegamento assegnando alla relazione una tipologia specifica. Ad esempio una relazione tra un oggetto e un’entità può mettere in collegamento un libro con il suo autore (quindi una scheda bibliografica con un’entità di tipo persona) o una scheda audiovideo con il regista dell’opera.

Poniamo ad esempio di dover compilare il campo Enti, Persone, Famiglie collegate di una scheda audiovideo, come nell’immagine sottostante.

All’interno del riquadro di compilazione dovremo inserire il nome dell’entità che intendiamo relazionare. Se l’entità è già esistente, CollectiveAccess ci fornirà un’opzione di completamento automatico durante la digitazione, mentre se l’entità non esiste ci offrirà l’opportunità di crearla cliccando su una finestra che aprirà una scheda di inserimento rapido. Dopo avere inserito il nome della persona, ente o famiglia, si aprirà un menu a tendina con tutte le tipologie di relazione disponibili, tra le quali potremo selezionare quella desiderata. Cliccando su Aggiungi entità potremo inserire un altro nominativo. Questa metodologia funziona per il relazionamento di oggetti, entità (enti, persone, famiglie), eventi, temi, bibliografie, collezioni. Per quanto riguarda le relazioni con dei luoghi si veda il paragrafo successivo.

Le relazioni con luoghi

Nel momento in cui volessimo inserire una relazione con un Luogo ci troveremmo di fronte a una finestra di inserimento come quella illustrata nell’immagine sottostante.

La condizione necessaria perché l’inserimento vada a buon fine è che il luogo da relazionare sia già presente all’interno del sistema (per le istruzioni sull’inserimento si veda questa sezione della guida). A questo punto andremo a digitare il nome del luogo in questione nel riquadro di ricerca e CollectiveAccess ci fornirà delle opzioni di autocompletamento. Cliccando su una di queste opzioni, il sistema ci porterà all’interno della gerarchia, dove dovremo selezionare il luogo da relazionare con un doppio click.

Attributi delle relazioni

Dopo avere creato la relazione e assegnato la tipologia, dovremo cliccare sull’icona Salva (posta in cima o al fondo della scheda) per apportare la modifica. Una volta completato il salvataggio, la relazione cambierà aspetto grafico e mostrerà di fianco al nome e alla tipologia l’icona di una graffetta. Cliccando sulla graffetta si aprirà una schermata contenente dei metadati descrittivi di quella particolare relazione.

Campi ripetibili

Alcuni campi hanno la possibilità di essere replicati, inserendo più di un dato al loro interno (ad esempio può essere necessario inserire più date o più relazioni con enti o persone). I campi ripetibili sono riconoscibili dal fatto che presentano il tasto Aggiungi in basso a destra nel box del metadato.

Contenitori

I contenitori sono celle di inserimento che racchiudono un gruppo di campi necessari a descrivere un dato nel dettaglio. Nel caso in cui il contenitore fosse ripetibile, è possibile inserire ulteriori dati cliccando sul tasto Aggiungi.

Metadati Principali

Titolo

Il Titolo è un campo ricorrente in tutte le schede di CollectiveAccess e andrebbe sempre compilato. Il titolo principale si trova per gli oggetti nel campo Denominazione/Titolo, mentre all’interno del campo Altri titoli si possono inserire i titoli secondari. Il titolo principale degli oggetti è quello che viene visualizzato nell’albero gerarchico del patrimonio e che viene utilizzato dal sistema durante la ricerca semplice. Nelle entità invece (Enti, Persone, Famiglie) il titolo è costituito dal contenitore Denominazione di autorità: il titolo della scheda corrisponde al sottoelemento chiamato Nome da visualizzare.

Date

La data viene rappresentata su Archiui da un contenitore con tre sottoelementi. I più importanti sono quelli chiamati Data (formati ammessi) e Data (testo libero), che per una corretta catalogazione andrebbero compilati entrambi. Il terzo è un metadato testuale pensato per ospitare delle note alla data o la motivazione della cronologia.

Data (formati ammessi)

Questo è un campo di tipo data range concepito per ospitare date che possano essere riconosciute e parsificate da CollectiveAccess, permettendo al software di analizzarle in fase di ricerca per restituire risultati ordinati cronologicamente.

Data (testo libero)

Il campo Data (testo libero) è un campo testuale in cui è possibile descrivere liberamente i dettagli cronologici della scheda. Qui sono ammessi tutti i tipi di dato, incluse diciture come "XX secolo" - che invece nel campo Data (formati ammessi) dovrebbe essere esplicitato nel formato 1901-2000 - o anni ’80, oppure date dedotte come [3 luglio] 1996.

Identificativo

Ogni scheda è identificata con un codice univoco assegnato dal sistema. Non sono ammessi valori duplicati e Archiui compila automaticamente gli identificativi degli Oggetti/Schede, Entità, Eventi, Bibliografie e Temi.

Sommario

Dopo avere compilato una scheda è possibile visionare un riassunto di tutti i campi compilati all’interno della schermata SOMMARIO. Questa pagina viene governata dalle opzioni di visualizzazione personalizzabili alla pagina Gestisci ⇒ Viste. Sarà quindi possibile selezionare la vista da utilizzare per il sommario della scheda, selezionando la vista desiderata dal menu a tendina posizionato sulla parte alta alla destra dello schermo. Collective Access contiene alcune viste pre-caricate che possono essere usate per personalizzare Sommari, Anteprima e Risultati di ricerca.